Tankkaarten en andere brandstofkosten: fiscus publiceert FAQ

Wanneer een vennootschap een wagen gratis ter beschikking stelt aan een bedrijfsleider of werknemer, krijgt die een belastbaar voordeel van alle aard. De vennootschap zelf moet 17.% van de kosten opnemen als verworpen uitgaven (VU). Sinds begin dit jaar is dit percentage opgetrokken tot 40 % voor vennootschappen die ook de brandstofkosten op zich nemen. Deze maatregel brengt heel wat extra administratie met zich mee: als de vennootschap wil vermijden dat ze 40 % moet opnemen in de VU, zal ze moeten bewijzen dat enkel de professionele brandstofkosten ten laste werden genomen.

Vennootschappen die enkel de professionele brandstofkosten ten laste nemen, mogen 17 % opnemen in de verworpen uitgaven. De vennootschappen die ook de privébrandstofkosten (waaronder ook die voor woon-werkverkeer vallen!) ten laste nemen, moeten 40 % opnemen in de verworpen uitgaven. Zelfs als ze de privébrandstofkosten slechts gedeeltelijk vergoeden. Dit kan door het uitreiken van tankkaarten aan het personeel, maar ook door de kosten via onkostennota's terug te betalen.

Hoe bepalen of vennootschap tussenkomt in privékosten: vermelden in contract

Eén manier om vast te stellen of de vennootschap tussenkomt in de privébrandstofkosten is kijken naar het arbeidscontract van de werknemer/bedrijfsleider of naar de car policy van het bedrijf. Ook het bestaan van een subrekening van de kostenrekening 61 'Diensten en diverse goederen', waarop de brandstofkosten afzonderlijk worden geboekt, kan volgens de fiscus gebruikt worden.

Anderzijds zijn deze documenten slechts een aanwijzing. Ook al wordt in de overeenkomst gezegd dat de privébrandstofkosten niet worden terugbetaald, toch zal er 40 % in de verworpen uitgaven moeten worden opgenomen als blijkt dat de vennootschap in de praktijk wel onkostennota's heeft vergoed.

Niets in overeenkomst = kilometers tellen

Staat er niets vermeld in de arbeidsovereenkomst of de car policy? Dan moet u de kilometers tellen.

De fiscus suggereert daarbij in de eerste plaats om een rittenadministratie bij te houden zoals gebruikelijk is in de btw (om het aftrekpercentage van gemengd gebruikte voertuigen te bepalen).. Dit houdt in: het opschrijven van datum van de rit, beginadres, eindadres en het aantal afgelegde kilometers per dag voor de beroepsverplaatsingen. Bij het begin en het einde van het belastbare tijdperk wordt de kilometerstand geregistreerd, zodat het volstaat om van het totaal aantal geregistreerde kilometers het aantal beroepskilometers af te trekken, om het persoonlijk gebruik van het voertuig te kennen.

Dit vereist heel wat administratie, daarom stelt de fiscus een alternatief voor. De fiscus heeft.de volgende formule uitgewerkt: aantal kilometers persoonlijk gebruik gedurende een periode van twaalf maanden = afstand woon-werk x 2 (heen en weer) x 200. (aantal werkdagen) + 6.000 ('echte' privékilometers). Ook deze methode wordt in de btw gebruikt voor wie geen rittenadministratie bijhoudt.

Voorbeeld

Karel woont op 12 km van zijn werk. Hij heeft een auto met tankkaart. Zijn aantal privékilometers komt volgens deze formule op 12× 2 × 200 + 6.000 = 10.800.

Bewijzen dat privékilometers niet vergoed worden

Vervolgens moet de vennootschap.bewijzen dat enkel de beroepskilometers, zoals vastgesteld volgens één van de twee hierboven genoemde methodes (rittenadministratie of formule), werden vergoed.

Dat kan op twee manieren:

Eerste methode voor terugbetaling via onkostennota's

Aantonen dat het totaal bedrag van de kostennota's, die worden ingediend tijdens het belastbare tijdperk per gebruiker van het voertuig, het resultaat niet overschrijdt van: (aantal beroepskilometer per jaar/totaal aantal kilometers per jaar). x totale brandstofkosten per jaar.

Voorbeeld

De bvba DESMEDT stelt een wagen ter beschikking van haar zaakvoerder Marc. Hij dient onkostennota's in om terugbetaling te krijgen van de professionele brandstofkosten. Hij rijdt tijdens het jaar een totale afstand van 24.000 km, waarvan 17.000 km voor beroepsdoeleinden. Het totaal bedrag van de brandstofkosten voor dat jaar bedraagt 3.000 EUR voor 2.400 liter brandstof.

Marc mag maximaal terugbetaling vragen van = (17.000/24.000) × 3.000 EUR = 2.125 EUR.

In dat geval zal het tarief van 17 % kunnen worden toegepast indien de stukken die door de bedrijfsleider worden verstrekt, bewijzen dat de terugbetaling betrekking heeft op maximum 1.700 liter brandstof = (17.000/24.000) × 2.400 liter brandstof.

Tweede methode voor bedrijfsleider met tankkaart

Aantonen dat de vennootschap een som heeft doorgerekend en de terugbetaling ervan heeft verkregen van de gebruiker, die ten minste gelijk is aan: (aantal persoonlijke kilometer per jaar/totaal aantal kilometer) × totale brandstofkosten per jaar.

Voorbeeld

Dezelfde gegevens als in het vorige voorbeeld maar de bedrijfsleider beschikt over een tankkaart. De bedrijfsleider zal het bedrag voor zijn privéverplaatsingen moeten terugbetalen =. (7.000/24.0000) × 3.000 = 875 EUR.

Elektrische en hybride voertuigen

Voor de elektrische voertuigen moet het tarief van 40 % worden toegepast als de vennootschap een elektrische oplaadpaal ter beschikking stelt en daarvoor alle kosten draagt. Als de vennootschap het elektriciteitsverbruik voor de privékilometers doorrekent naar de gebruiker, is wel het tarief van 17 % van toepassing. Als de bedrijfsleider een laadpas krijgt of een abonnement dat door de vennootschap ter beschikking wordt gesteld waardoor gebruik kan worden gemaakt van elektrische oplaadpalen in oplaadstations, die toegankelijk zijn voor het publiek, zijn de hierboven genoemde regels voor brandstof van toepassing. Het verbruik van de elektrische voertuigen wordt gemeten in kilowattuur per 100 kilometer.

In dat verband kunnen 'gemengde' situaties bestaan. De gebruiker kan immers zowel bij de werkgever als thuis beschikken over een oplaadpaal. Hij kan eveneens gebruik maken van een oplaadpaal bij de werkgever en bovendien een laadpas of een abonnement hebben waardoor hij toegang heeft tot publieke oplaadstations. In die gevallen moet het bewijs, dat de werknemer de kosten van de privékilometers ten laste neemt, worden geleverd overeenkomstig de hiervoor voormelde bepalingen.

Als de gebruiker zijn elektrische voertuig voor zijn persoonlijk gebruik, herlaadt met 'huishoudelijke' elektriciteit, mag ook het tarief van 17 % worden toegepast.. Tenminste op voorwaarde dat hij die elektriciteitskosten niet via een onkostennota terugvraagt. Deze hypothese kan natuurlijk enkel als de bedrijfsleider thuis beschikt over een apparaat waardoor het technisch mogelijk is om de batterij op te laden.

Ook voor hybride voertuigen gelden deze regels:

op hybride voertuigen die met een plug-in systeem zijn uitgerust, zowel voor de brandstofkosten als voor de elektriciteitskosten;

voor de (andere) hybride voertuigen, houdt de administratie alleen rekening met de 'klassieke' brandstofkosten (diesel, benzine, ...), volgens de hierboven genoemde regels.

Vanaf wanneer?

De nieuwe regels met betrekking tot de VU inzake autokosten zijn van toepassing op de kosten die door de vennootschap zijn gedaan of gedragen vanaf 1 januari 2017, ongeacht de datum van inschrijving van het voertuig.