Opeisbaarheidsregels in btw

Als btw-plichtige (zelfstandige of vennootschap) moet u maandelijks of trimestrieel de btw doorstorten die u van uw klanten ontving en mag u de btw die u zelf betaalde aftrekken. Het is daarom belangrijk te weten wanneer de btw opeisbaar wordt. Is dat op het ogenblik dat u een voorschot ontvangt, een factuur opmaakt of als de klant betaalt? We bekijken de vraag vanuit het standpunt van de leverancier/dienstverrichter.

Tussen 2013 en 2015 was de opeisbaarheid van btw vooral gekoppeld aan het ogenblik dat het belastbaar feit plaatsvond. Dat is in principe het moment dat u het goed levert of de dienst verricht. (we hebben het nu even niet over de gevallen van intracommunautaire leveringen, verwervingen en invoer).

Sinds 1 januari 2016 is de eisbaarheid afhankelijk van ofwel de factuur, ofwel de betaling. De datum van het belastbaar feit is nog slechts bepalend voor de datum waarop de factuur in principe moet opgemaakt worden. Daarom is het van belang dat u op de factuur de datum vermeldt van de levering van goederen of de dienst (als die verschilt van de datum van de factuur).

Binnenlandse levering van goederen

Bij een binnenlandse levering van goederen moeten we kijken naar de hoedanigheid van de klant.

In een B2B-situatie (de verwerver is een belastingplichtige of een niet-belastingplichtige rechtspersoon) moet u in principe een factuur uitreiken. Het tijdstip van opeisbaarheid zal dan in de praktijk bepaald worden door het uitreiken van de factuur en de ontvangst van de betaling. Anders gesteld: de btw wordt opeisbaar op de datum van de uitreiking van de verplichte factuur, tenzij de klant vooruitbetaalde.
Als u de verplichte factuur niet of laattijdig uitreikt, dan is de belasting opeisbaar de vijftiende dag van de maand volgend op die waarin het belastbare feit heeft plaatsgevonden. In feite is dat hetzelfde moment waarop de termijn van uitreiking van de factuur verstrijkt.
Als de klant betaalt vóór de levering, dan is het tijdstip waarop u de betaling ontvangt bepalend voor de opeisbaarheid van de btw. Bij cash betaling is dat echt het moment van betaling, maar bij maaltijdcheques bijvoorbeeld, is dat het moment dat u als handelaar uw geld krijgt.

Bij B2C-situaties met verplichte facturatie gelden dezelfde regels als bij B2B waarbij u vrijwillig factureert: btw wordt opeisbaar bij de betaling zelfs als u een factuur opstelt voor nog niet betaalde sommen (dit is het incasseringssysteem). De vrijwillige opstelling van een factuur is op zich geen oorzaak van opeisbaarheid van btw. Maar de administratie aanvaardt dat u pragmatisch te werk wil gaan en dat u toch de datum van de factuur neemt om te bepalen wanneer u de btw in uw aangifte moet opnemen.
Als u niet factureert (omdat u niet verplicht bent wat eerder zeldzaam is in B2C-situaties) dan geldt ook het incasseringssysteem: de btw wordt opeisbaar over het ontvangen bedrag op het tijdstip waarop de betaling wordt ontvangen.

Er is ook nog de B2G-situatie: de klant is een publiekrechtelijk lichaam. Hoewel u steeds een factuur moet uitreiken is de btw pas opeisbaar over het ontvangen bedrag op het tijdstip waarop de u de betaling geheel of gedeeltelijk ontvangt. Op deze regel zijn er wel enkele uitzonderingen (zoals de levering van nieuwe gebouwen).

Diensten

Voor diensten gelden in essentie dezelfde regels: de datum van de factuur is de datum van de opeisbaarheid van de btw, tenzij er eerder een betaling plaats heeft.
Bij diensten komt het wel eens vaker voor dat er opeenvolgende afrekeningen of betalingen plaats vinden. We denken dan concreet aan doorlopende diensten zoals die van een boekhouder. U zal dan wellicht factureren, niet per dienst maar eerder per periode.
Het belastbaar feit doet zich dan voor bij het verstrijken van de periode waarop de afrekening of de betaling betrekking heeft. Als u een factuur uitreikt of een betaling ontvangt voor de diensten geleverd in die periode, dan wordt op dat ogenblik de btw opeisbaar.

Andere verrichtingen

Als u goederen invoert, dan wordt de btw opeisbaar op het moment dat de douaneschuld ontstaat. Dat is meer in het bijzonder het geval als u de goederen inklaart.
Levert u intracommunautaire diensten dan wordt de btw opeisbaar op het tijdstip dat de dienst wordt verricht of op het ogenblik dat de prijs of een deel ervan wordt ontvangen als dat eerder plaatsvindt dan de verrichting van de dienst.

Heel veel regels maar ze zijn belangrijk: de opeisbaarheid van de btw bepaalt het moment dat u de verrichting in de btw in uw aangifte moet opnemen. Als u goederen of diensten levert aan particulieren en u niet verplicht bent een factuur op te maken, dan heeft u veelal de betaling al ontvangen vóór u zelf de btw moet doorstorten. Maar als u wel een factuur moet opmaken (bv. de klant zelf is een btw-plichtige), dan kan het gebeuren dat u de btw al moet doorstorten hoewel u zelf nog niets ontvangen heeft.