Informatie over bestuurders in de jaarrekening als het bestuursorgaan wijzigt

De jaarrekening moet in principe melding maken van naam, voornaam, beroep en woonplaats van de bestuurders. Over wie moet die informatie meegedeeld worden als het bestuursorgaan gewijzigd wordt?

Recent publiceerde de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) een advies over een welbepaald stukje informatie in de jaarrekening van vennootschappen, verenigingen en stichtingen die een dubbele boekhouding voeren, namelijk de identiteit van de bestuurders.
De CBN kreeg de vraag voorgeschoteld over wie die informatie moet gaan als bestuurders worden benoemd of verdwijnen hetzij tussen de aanvangsdatum en de afsluitdatum van het boekjaar, hetzij tussen de afsluitdatum van het boekjaar en de datum van de vaststelling van de jaarrekening, hetzij na de datum van de vaststelling van de jaarrekening.

De verplichting om deze informatie mee te delen vinden we terug in artikel 3:12, § 1, 1° van het WVV. Volgens die bepaling moet “een stuk met de gegevens van de leden van het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, van de commissaris in functie” bij de NBB neergelegd worden binnen dertig dagen na de goedkeuring van de jaarrekening en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar. Dat zijn dezelfde termijnen als voor de jaarrekening zelf.

Wie is er lid van het bestuursorgaan en commissaris in functie?

De minister heeft hierover al meer dan eens gecommuniceerd dat het gaat om de bestuurders en commissarissen in functie op het ogenblik dat de jaarrekening door het bestuursorgaan ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering.
Waarom precies op dat ogenblik ? Omdat het de bestuurders zijn die de jaarrekening vaststellen en ze vervolgens ongewijzigd ter goedkeuring voorleggen aan de algemene vergadering. Bestuurders die op dat ogenblik niet in functie zijn, hebben op zich niets te maken met die jaarrekening.
Hetzelfde geldt voor commissarissen: de commissaris die moet vermeld worden in de jaarrekening is diegene die het controleverslag opgesteld en getekend heeft omdat dat het verslag is dat bij de jaarrekening wordt gevoegd en dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering.

Nuances door de CBN

De CBN nuanceert dit principe in haar recent advies 2020/09 en maakt een onderscheid tussen verschillende periodes.

De eerste hypothese is dat de wijziging binnen het bestuursorgaan zich voordoet tussen de aanvang en afsluiting van het boekjaar. Strikt genomen moeten de bestuurders die ontslag namen in die periode niet vermeld worden in de jaarrekening, want zij zijn niet meer in functie op het moment van de vaststelling van de jaarrekening. Maar in de praktijk gebeurt dat toch omdat het op die manier gemakkelijker is te bepalen wie aansprakelijk is in geval achteraf een fout of fraude wordt vastgesteld. Maar, benadrukt de CBN, het is geen wettelijke verplichting.

Een tweede hypothese is de benoeming van een bestuurder na de afsluiting van het boekjaar maar vóór de datum van de vaststelling van de jaarrekening. De CBN meent dat deze bestuurder in functie is het moment van de vaststelling van de jaarrekening. Daarom moet het bestuursorgaan de gegevens van deze persoon opnemen in de jaarrekening.
Bijvoorbeeld. Vennootschap Y sluit af op 31/12/2019 en de jaarrekening wordt vastgesteld op 15 februari 2020. Als X, benoemd werd op 10 februari 2020, dan moet X ook vermeld worden in de jaarrekening.
X was weliswaar geen bestuurder in boekjaar 2019, maar is wel aansprakelijk voor de aan de algemene vergadering voorgelegde jaarrekening.
Anderzijds kan X niet aansprakelijk gesteld worden voor fouten begaan door het bestuursorgaan tijdens het boekjaar 2019 aangezien hij of zij tijdens boekjaar 2019 nog geen bestuurder was.

Omgekeerd moeten bestuurders die na het boekjaar uit het bestuursorgaan verdwijnen (door overlijden of door ontslag) niet meer in de jaarrekening vermeld worden als zij reeds uit het bestuursorgaan verdwenen waren vóór de vaststelling van de jaarrekening.

De laatste en derde hypothese betreft bestuurders die door de algemene vergadering nieuw aangesteld zijn na de vaststelling van de jaarrekening. Zij moeten niet worden vermeld in de jaarrekening.

De NV en duaal bestuur

Het WVV biedt naamloze vennootschappen de mogelijkheid om een duaal bestuur te vormen. Dit betekent dat het bestuursorgaan gesplitst wordt in een raad van toezicht en een directieraad.
De bevoegdheid om de jaarrekening vast te stellen komt toe aan de raad van toezicht. De raad kan de voorbereiding en de uitvoering van de vaststelling van de jaarrekening weliswaar aan de directieraad delegeren, maar ze blijft uiteindelijk aansprakelijk voor de vaststelling van de jaarrekening.

Omdat de vaststelling van de jaarrekening toekomt aan de raad van toezicht, zijn het ook de leden van de raad van toezicht (en enkel zij) die in de jaarrekening moeten worden vermeld, zelfs als de raad van toezicht de bevoegdheid delegeerde aan de directieraad.

Gecoöpteerde bestuurders

Het gebeurt dat het mandaat van een bestuurder tot een einde komt zonder dat er meteen een andere bestuurder benoemd kan worden. Als de statuten het niet uitsluiten, kan de raad van bestuur een nieuwe bestuurder coöpteren voor de open positie van bestuurder. De benoeming moet dan achteraf wel bevestigd worden door de algemene vergadering.

Als deze nieuwe gecoöpteerde bestuurder een bestuurder is in functie op het ogenblik van de vaststelling van de jaarrekening, dan moet hij of zij vermeld worden in de jaarrekening, ongeacht of de benoeming bevestigd werd door de algemene vergadering.