Een actueel arbeidsreglement is nuttig voor werkgever en werknemer
Het arbeidsreglement bevat informatie over de algemene arbeidsvoorwaarden (zoals het werkrooster, de uitbetaling van het loon en de duur van de jaarlijkse vakantie) en over de organisatie en de werking van de onderneming. De meeste werkgevers moeten een arbeidsreglement opstellen en dit los van het aantal werknemers dat ze tewerkstellen. Er kunnen afzonderlijke reglementen worden opgesteld voor de verschillende categorieën van werknemers (bv. statutairen/contractuelen) en voor de verschillende afdelingen binnen de onderneming.
Het arbeidsreglement komt tot stand in overleg tussen de werkgever en zijn werknemers.
Verplichte en facultatieve vermeldingen
Informatie die verplicht in het arbeidsreglement moet worden opgenomen, zijn vermeldingen over:
de uurroosters;
de wijzen van meting van en controle op de arbeid met het oog op het bepalen van het loon;
de wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon;
de opzeggingstermijnen en de dringende redenen. Belangrijk aandachtspunt. Door de gelijkschakeling van arbeiders en bedienden is sinds 2014 een nieuwe ontslagregeling van toepassing;
de rechten en plichten van het toezichthoudend personeel;
de straffen, het bedrag en de bestemming van de boetes en de tekortkomingen die zij bestraffen;
de plaats en de persoon belast om eerste hulp te verlenen;
de duur van de jaarlijkse vakantie;
de namen van de leden van de ondernemingsraad, van het comité voor de preventie en bescherming op het werk en van de syndicale afvaardiging;
de adressen van de inspectiediensten;
de vermelding van de collectieve arbeidsovereenkomsten en/of collectieve akkoorden over de werkomstandigheden.
Het arbeidsreglement kan ook facultatieve informatie bevatten. Deze schriftelijke afspraken met uw werknemer kunnen gaan over vermeldingen bij ziekte (inhoud en afgifte van een doktersattest en de termijn), thuiswerk, privégebruik van gsm's en bedrijfswagens, het gebruik van sociale media, ...
Kopie bij indiensttreding
Elke werknemer moet een kopie van het arbeidsreglement ontvangen bij zijn indiensttreding. De werknemers moeten het arbeidsreglement ook kunnen raadplegen op elke werkplaats. Bij het niet-naleven ervan is de werknemer niet gebonden door de bepalingen van het arbeidsreglement! Vandaar het belang van een schriftelijk bewijs dat een exemplaar is overhandigd. Zonder bewijs kan de werkgever niet als geldige reden voor ontslag bijvoorbeeld het niet of te laat afleveren van een doktersattest inroepen, tenzij hij aantoont dat hij het uitdrukkelijk heeft gevraagd.
Sancties
Het bestaan van een arbeidsreglement kan heel wat discussies vermijden.
Stel dat er geen arbeidsreglement is opgemaakt en de werkgever heeft deeltijdse werknemers in dienst. De werkgever loopt dan het risico dat achteraf een voltijds loon zal worden opgeëist en de sociale bedragen hierop worden opvorderbaar.