Bekendmaking van een belangenconflict

Als een bestuurder van een vennootschap een vermogensrechtelijk belang heeft dat in strijd is met dat van de vennootschap, moet hij dat tijdig en correct bekendmaken. Hoe moet dat?

De term “belangenconflict” heeft in het vennootschapsrecht betrekking op de situatie waarin een lid van het bestuursorgaan van een vennootschap een ‘rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat tegengesteld is aan de belangen van de vennootschap. Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) bevat uitdrukkelijk regels over wat er dan moet gebeuren.

Als één of meer bestuurders een belangenconflict hebben, dan moet de beslissing vanwege de vennootschap genomen worden door de andere, niet geconflicteerde bestuurders. Als het bestuursorgaan een collegiaal orgaan is mag de geconflicteerde bestuurder niet deelnemen aan de beraadslaging, noch aan de besluitvorming. De betrokken bestuurder moet zelf het bestuursorgaan inlichten en wel vooraleer het bestuur een beslissing neemt. Zijn verklaring moet, samen met een toelichting over de aard van het strijdige belang, opgenomen worden in de notulen van de vergadering van het bestuursorgaan.

Zijn alle bestuurders geconflicteerd, dan moet de beslissing genomen worden door de algemene vergadering..

Is er slechts één bestuurder, dan moet ook hij de beslissing laten nemen door de algemene vergadering.

In situaties waarin de bestuurder en de aandeelhouder één en dezelfde persoon is, mag die persoon de beslissing wel zelf nemen.

Er bestaan wel enkele uitzonderingen op deze regels, zoals voor verrichtingen tussen verbonden ondernemingen of voor gebruikelijke verrichtingen aan marktvoorwaarden..

Het verslag

Als er zich een belangenconflict voordoet, moet de partij die de beslissing wel mag nemen – dus de niet-geconflicteerde bestuurders, de algemene vergadering of de bestuurder zelf – een verslag opmaken over de aard van de beslissing of verrichting. Dat gebeurt via de notulen van de vergadering ofwel via een bijzonder verslag.

Het verslag moet ook de vermogensrechtelijke gevolgen van de verrichting of beslissing bevatten en een verantwoording van het genomen besluit.

Gaat het om een situatie waarin de enige bestuurder tevens de enige aandeelhouder is, dan moet het verslag bovendien de overeenkomst bevatten die tussen de bestuurder en de vennootschap werd gesloten.

Het jaarverslag

Het betrokken deel van de notulen of het bijzondere verslag moet in principe in zijn geheel opgenomen worden in het jaarverslag, maar het volstaat om in het jaarverslag melding te maken van het belangenconflict en te verwijzen naar de notulen of het bijzondere verslag die dan integraal in bijlage worden toegevoegd.

Kleine vennootschappen die niet verplicht zijn om een jaarverslag op te nemen in hun jaarrekening, moeten een apart stuk opmaken dat dan samen met de jaarrekening wordt neergelegd. Dat stuk bevat eveneens de integrale tekst van de notulen of het bijzondere verslag.

Heeft de vennootschap een commissaris benoemd, dan moeten de notulen aan de commissaris meegedeeld worden en moet de commissaris in een afzonderlijke sectie een oordeel geven over de vermogensrechtelijke gevolgen voor de vennootschap van de beslissing van het bestuursorgaan of van de algemene vergadering.

Het jaarverslag is het document waarin het bestuursorgaan rekenschap geeft van zijn beleid. Het bevat zaken zoals:

een getrouw overzicht van de ontwikkeling en de resultaten van het bedrijf en van de positie van de vennootschap;

een beschrijving van de voornaamste risico's en onzekerheden waarmee de vennootschap geconfronteerd wordt;

inlichtingen over de omstandigheden die de ontwikkeling van de vennootschap aanmerkelijk kunnen beïnvloeden, voor zover die inlichtingen niet van die aard zijn dat zij een ernstig nadeel zouden kunnen berokkenen aan de vennootschap;

informatie over de werkzaamheden op het gebied van onderzoek en ontwikkeling;

enz.

Het jaarverslag moet ook informatie bevatten over ‘de belangrijke gebeurtenissen die na het einde van het boekjaar hebben plaatsgevonden’. Als er sprake is van een belangenconflict tussen de datum van afsluiten van het boekjaar en de datum waarop de algemene vergadering plaats vindt, moet u dat belangenconflict melden in de eerstvolgende jaarrekening. U mag dus niet wachten tot de jaarrekening met jaarverslag wordt opgesteld over het boekjaar waarin het belangenconflict zich voordeed.

Sancties

Voor het niet-melden van een belangenconflict gelden de gebruikelijke sancties uit het vennootschapsrecht, die tot doel hebben de belangen van de vennootschap, de schuldeisers en de aandeelhouders te beschermen. Dat wil zeggen dat elke belanghebbende de nietigheid kan vorderen van beslissingen of verrichtingen die genomen werden in strijd met bovenstaande regels. Bovendien kunnen de bestuurders hoofdelijk aansprakelijk gesteld worden.